وصف الوظيفة العام:
منسق تنظيمي وإداري لوقف السند
شؤون الموظفين والموارد البشرية وأعمال السكرتارية وإدارة ومتابعة العمل والمحاضر والتنسيق بين جميع الإدارات والأقسام والإدارة العليا.
الهدف العام للوظيفة:
قولبة الأعمال وتنظيم التناسق بين جميع الإدارات والأقسام ومتابعة المهام وكل ما يخص شؤون الموظفين لتحقيق انسيابية وتتبع كامل لجميع أنشطة وأعمال الوقف.
المهام والمسؤوليات:
1. تنسيق الفعاليات والاجتماعات: تنظيم مواعيد الاجتماعات وورش العمل والمناسبات، والتأكد من توافر جميع الموارد اللازمة وتسهيل التواصل بين الأقسام.
2. إدارة الوثائق والسجلات: توثيق وتنظيم جميع المستندات والملفات الضرورية، وضمان سهولة الوصول إليها عند الحاجة.
3. التواصل الداخلي والخارجي: تسهيل التواصل بين الإدارات والأقسام المختلفة، والتواصل مع الجهات الخارجية عند الحاجة.
4. إعداد التقارير: جمع البيانات والمعلومات اللازمة لإعداد تقارير دورية توضح سير العمل ومستويات الأداء.
5. مراقبة الالتزام بالأنظمة والسياسات: التأكد من أن جميع العمليات والإجراءات تتماشى مع سياسات المؤسسة ولوائحها.
6. دعم تطوير وتحسين العمليات: اقتراح وتطبيق إجراءات جديدة لتحسين الكفاءة التشغيلية وتطوير أداء المؤسسة.
7. إدارة الموارد اللوجستية: تنظيم احتياجات المكتب من الأدوات والمعدات، وضمان توافرها وصيانتها.
8. تنسيق الاجتماعات والمواعيد تنظيم جداول الأعمال وإعداد أجندات الاجتماعات تسجيل محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ القرارات.
9. التواصل والتنسيق الداخلي والخارجي التنسيق بين الإدارات المختلفة لضمان سير العمل بسلاسة تمثيل الإدارة في بعض المواقف والاجتماعات عند الحاجة.
10. إعداد برامج تدريبية لموظفي الوقف.
11. تدريب الموظفين على استخدام أنظمة إدارة المكاتب والتقنيات الحديثة.
12. إعداد أدلة إجرائية وتدريبية لتوحيد معايير العمل الإداري داخل المؤسسة.
13. الاشراف على برنامج رافد.
14. الاشراف على الموارد البشرية.
